Published on 14 Apr 2020
min read
Views
I dessa exceptionella tider är det avgörande för företag att förlita sig på sina grundläggande affärsvärden – både när det gäller att upprätthålla medarbetarnas arbetsmoral och att bedriva den löpande verksamheten. I ett öppet samtal med Amit Chadha – vice VD och heltidsstyrelseledamot på LTTS – utforskar vi fyra grundläggande affärsvärden – förtroende och öppenhet, ansvarstagande, empati samt kreativitet – och deras betydelse för att säkerställa verksamhetens kontinuitet under COVID-19-pandemin.
Amit, om det finns en sak som är avgörande i dessa tider är det att bygga upp förtroende, oavsett om det gäller medarbetare, kunder, samarbetspartners eller leverantörer. Vad kan en organisation göra för att skapa denna kultur präglad av förtroende och öppenhet?
Du har helt rätt, att bygga upp förtroende är oerhört viktigt. Som du vet befinner vi oss i en helt annorlunda och okänd situation just nu. Det vi har sett fungera för oss är att nyckeln till att bygga upp förtroende är kommunikation: på flera nivåer, i olika former – en-till-en, en-till-många och många-till-många. Man måste börja med att tydligt förklara bakgrunden, konsekvenserna, fördelarna, nackdelarna och synpunkter från olika håll, för att sedan fatta ett beslut och genomföra det. Det kommer att finnas tillfällen då beslut fattas och åtgärder vidtas som kanske inte passar alla, men det bör vara tydligt varför vi gör det och vilka konsekvenser det kommer att få för intressenterna.
Jag anser att detta hjälper oss i den aktuella krisen, liksom det har gjort tidigare, att bygga upp förtroende och öppenhet. Till exempel vände sig nyligen några av våra medarbetare i Japan och Europa till oss och sa att även om kunden var i drift kände de sig obekväma med att pendla till arbetet. Vad vi gjorde i det här fallet var att vi talade med de lokala myndigheterna och med kunden, förklarade medarbetarnas farhågor för dem och övertygade dem om att dessa farhågor var välgrundade. Tillsammans med de anställda utarbetade vi en plan där vissa av dem fick möjlighet att åka till jobbet med egen bil. De återstående få fick ett alternativ att arbeta på distans hemifrån. Återigen kan förtroende och öppenhet bara finnas om man kan förmedla motiveringen uppriktigt och samarbeta med teamen.
Med tanke på att ett ingenjörsföretag traditionellt sett inte har någon särskilt utbredd modell för distansarbete, hur stor paradigmförändring har det varit att virtualisera verksamheten och arbetsstyrkan? På vilka sätt har ni anpassat systemen och processerna för att fortfarande ha rätt nivå av tillsyn och ansvarsskyldighet?
Du har väckt ingenjören i mig. Jag är elektro- och elektronikingenjör. Låt oss alltså börja med grunderna… Vår affärsmodell bygger på filosofin om distansarbete; saker som kräver interaktion sköts lokalt, medan andra aktiviteter utförs på distans. Det finns kontinuitetsplaner som möjliggör delvis hemarbete; om någon är sjuk, inte mår bra eller inte kan komma till jobbet. Samtidigt finns det aktiviteter som inte kan virtualiseras och som kräver närvaro på plats, antingen på verkstadsgolvet eller i ett laboratorium. Den här krisen förflyttar saker och ting till ett helt annat paradigm. Som någon en gång sa: ”Man går i krig med det man har, inte med det man vill ha.” På mycket kort tid har vi varit tvungna att digitalisera varenda enskild aktivitet. Vi satte igång processen genom att klassificera och utvärdera kundsegmenten, vi analyserade dem, delade upp de tjänster vi tillhandahåller till varje kundsegment och ställde den svåra frågan igen – Kan detta göras på distans? Och där svaret var ja, övergick vi till en modell för arbete hemifrån. Det har krävt att vi tänkt noga, tänkt smart, gått in på detaljerna och utformat en väg framåt, samtidigt som vi hållit datasäkerhet och kundsekretess som centrala parametrar i beslutsfattandet. Framöver tror jag verkligen att detta kommer att bli en ny norm och att det kommer att utvecklas till en effektiv och ändamålsenlig leveransmetod i världen efter covid-19.
Om det finns en sak som situationen har lärt oss, så är det att visa större empati gentemot våra kollegor, teammedlemmar och kunder. På vilka sätt kan ett företag visa större empati och ge människor tryggheten att ni står bakom dem, och att vi är i detta tillsammans?
I en situation som den vi befinner oss i idag är de viktigaste faktorerna hälsan och säkerheten för familjen, en själv, teamen och slutligen verksamhetens kontinuitet. Det är därför viktigt att vi fattar välgrundade beslut, kommunicerar effektivt och vidtar beslutsamma åtgärder. Detta är absolut nödvändigt och måste alltid finnas i bakhuvudet. En ytterligare aspekt att beakta är att arbetsplatsen och hemmiljön smälter samman, och därför är omtanke, empati och respekt för både hemmiljön och arbetsmiljön mycket viktigt när vi bedriver vår verksamhet.
Två exempel och ett råd kommer till mig: Vi har ett begränsat antal medarbetare i Kina. Vi evakuerade dem från Kina redan innan någon kris eller larm hade utlösts… så fort vi fick kännedom om viruset kallade vi tillbaka dem... För det andra har min verksamhetschef ett litet barn på 21 månader hemma som delar arbets- och hemutrymmet med honom. Så min första fråga nuförtiden när jag pratar med henne är hur hon mår och hur det går med barnet innan jag går in på arbetet. Det låter som en enkel gest, men har en betydande inverkan i dessa föränderliga tider.
Slutligen har jag alltid gett gratis råd och uppmuntran till människor som hittar ursäkter för att inte kunna gå på gym, men i den nuvarande situationen med nedstängningen skulle jag uppmana alla att utföra någon form av träning för att hålla sig friska. Vi är ju alla instängda i ett litet ekosystem just nu, och träning är en absolut nödvändighet för att behålla en positiv inställning och en hälsosam livsstil.
Vi har också märkt att distansarbetet har gjort människor riktigt kreativa, både när det gäller hur de samverkar med teamen, hur de höjer medarbetarnas moral eller hur de får jobbet gjort för kunderna. Kan du berätta om några sätt på vilka LTTS-medarbetarna har ställt upp i den här situationen?
Det finns så många okända hjältar i hela den här situationen – vi gick från att vara en helt kontorsbaserad modell till att mer än 90 % av personalen nu arbetar hemifrån. Det hade inte varit möjligt utan de stora insatser som LTTS-familjen har gjort: planering, snabb omställning, krisberedskap samt åtgärder som vidtagits av våra IT-team, vår administration, våra logistikteam och medarbetarna själva. En viktig sak att beakta här är att vi är ett ingenjörsföretag och att vi i de flesta regioner där vi har leveranscenter – såsom USA, Europa och Indien – har laboratorier och utrustning som är en väsentlig del av vårt arbete, och vi var tvungna att mobilisera och ansluta även detta på kortast möjliga tid.
Medarbetarna har gått långt utöver vad som kan förväntas av dem för att på ett säkert sätt och i rekordtid flytta denna utrustning under natten – till sina egna hem eller till kollegors hem – installera den och i vissa fall ta med UPS-enheter hem så att de kan utföra sitt arbete på distans, effektivt och säkert.
Ett annat exempel är att fjärrdrift av ett laboratorium inom biovetenskap sker dygnet runt, 24*7, och våra medarbetare har gemensamt beslutat vem som ska ta nattskiftet istället för dagskiftet, eftersom den delen av verksamheten är nödvändig för vår kund inom hälso- och sjukvårdssektorn, och de gör detta utan att ens ha blivit ombedda att göra det.
Det finns ett antal andra berättelser som berör hjärtat, vilka är klassiska exempel som definierar uttrycket ”utöver pliktens krav”. Videokonferenser har blivit den nya normen, vare sig det gäller Zoom, Microsoft Teams, Skype eller liknande. Dessa appar gör det möjligt för oss att se känslor och ger oss en inblick i människors personliga sfär. Det är en unik upplevelse att se mötesdeltagarnas reaktioner istället för att bara få uppdateringar under ett opersonligt telefonsamtal.
Jag tror verkligen att när vi har tagit oss ur denna kris kommer videosamtal att bli normen framöver, i stället för röstsamtal. Vi vet alla att vi står inför en hälsokris just nu, och ingen är säker. Med det sagt har många av våra medarbetare blivit självutnämnda peppare som motiverar sina kollegor med positivt tänkande och empati, istället för att diskutera situationens negativa sidor. Jag är övertygad om att detta, precis som allt annat, också kommer att gå över. Det viktiga för oss är att vara säkra och starka.
