Lärande och utveckling får aldrig upphöra! Vare sig det sker virtuellt eller digitalt…

Utbildning och utveckling är en av de ofta förbisedda men ytterst viktiga affärsprocesserna som bygger upp en organisations kompetensbas. Denna affärsfunktion handlar dock om mycket mer än bara utbildningar och lärande, utan går djupare in på medarbetarnas beteendemässiga aspekter samt deras välbefinnande och utveckling. På LTTS är vi oerhört stolta över våra medarbetares utveckling och har gjort omfattande investeringar i L&D. I den nuvarande situationen, där COVID-19-pandemin har tvingat oss till nedstängning, har det blivit en utmaning att genomföra affärs- och beteendeutbildningar. Men vi på LTTS har en L&D-expert i form av Sonal Vaidya – global chef för organisationsutveckling och effektivitet – som har hittat sätt att driva L&D-verksamheten nästan som vanligt. Låt oss ta reda på hur hon och hennes team lyckades med detta och mycket mer – läs vidare…

Sonal, med den nuvarande situationen och nedstängningarna som råder nästan över hela världen är det en verksamhetsgren som har drabbats särskilt hårt: utbildning på arbetsplatsen. Vilka åtgärder kan en organisation vidta för att överföra sina utbildningsprogram till en virtuell miljö? Vilka är de viktigaste sakerna de måste tänka på under denna övergångsfas?

Det är en mycket relevant och bra fråga. Jag anser att det finns några viktiga saker som en organisation bör göra om de väljer den virtuella vägen. Det första som måste göras är att genomföra en snabb genomgång av hela utbudet av utbildningserbjudanden och fastställa prioriteringar för vad som ska ske i rent digitalt format och vad som ska ske i virtuellt format. Till exempel måste vissa utbildningar och kurser som har ett socialt och emotionellt inslag, samt program för att utveckla interpersonella färdigheter, definitivt genomföras som virtuella simuleringar eller mer avancerade, modererade virtuella utbildningar.

Det andra som måste göras är att inrätta ett utbildningsteam – ett tvärfunktionellt team som kan hjälpa medarbetarna att anpassa sig till den nya miljön.

För det tredje måste varje organisation inkludera inlärningsförmåga som ett viktigt mått på framgång. När man väljer den virtuella utbildningsvägen vill man nämligen definitivt veta hur lätt och snabbt deltagarna kan lära sig och ta till sig ny information.

Och slutligen, eftersom man är beroende av teknik, måste organisationerna se till att de har den bandbredd och kapacitet som krävs för att kunna genomföra utbildningarna.

Sonal, distansarbete är nytt för många människor. Många av dem söker vägledning för att kunna skapa en rutin för sig själva och bli mer produktiva. Sedan har vi en hel skara nyblivna chefer som aldrig tidigare har lett team på distans, vare sig det gäller arbetsflöden eller att få medarbetarna att utföra sina uppgifter. Vilka tips har du alltså till alla dessa personer för att de ska kunna bli mer effektiva?

Jag tror att det är en fråga som jag har fått ett par gånger de senaste två veckorna. Och jag brukar säga till dem att det finns en snabb checklista som man kan ha i åtanke.

Det första man bör göra är att ha en daglig avstämning, där det är möjligt. Låt det vara en-till-en, ansikte mot ansikte via video. Men om det inte är möjligt kan man också använda andra kommunikationssätt.

För det andra: fastställ förväntningarna tidigt och tydligt. Alla företag har sina egna förväntningar, oavsett om man arbetar på distans eller virtuellt. Förväntningarna kring vilka arbetstider som gäller, hur tillgängligheten ska se ut och hur man ska kommunicera med varandra bör därför fastställas tydligt så att man kan arbeta mot samma mål.

För det tredje tycker jag att det är väldigt viktigt att skapa en inkluderande kultur. När man arbetar på distans tenderar människor att känna sig isolerade och att de hamnar i bakgrunden. Ju mer man kommunicerar, desto bättre är det.

Och när jag talar om kommunikation är en annan sak som jag tänker på när vi pratar om virtuell kommunikation att finslipa sina färdigheter i onlinekommunikation. Vi är alla riktigt duktiga på kommunikation ansikte mot ansikte, och då kan andra se våra känslor. Men när kommunikationen sker virtuellt är det viktigt att vi är precisa och koncisa. Samtidigt bör vi kunna sätta ord på våra känslor. Det är alltså en viktig färdighet att bemästra. Dessutom tycker jag att man bör fokusera på resultaten och inte fastna i detaljerna eller ägna sig åt detaljstyrning. Fokus bör ligga på det övergripande målet. Och slutligen: lita på ditt team, var flexibel, ge dem frihet och ha helt enkelt tron på att ni tillsammans kommer att kunna uppnå alla era mål.

Sonal, du driver många viktiga tekniska utbildnings- och ledarskapsprogram som vanligtvis, i grunden, alltid har haft en fysisk klassrumsmiljö. Hur stor har då förändringen i tankesättet varit för att göra alla dessa program virtuella?

Jag tror att det här är en mycket viktig fråga som varje organisation bör ställa sig. Att inrätta en virtuell utbildningsmiljö handlar inte om den fysiska infrastrukturen, utan har mer att göra med tankesätt och att skapa paradigmskiften i tankesätten. Ett av dessa tankesätt är personligt ansvarstagande. Det handlar i stort sett om att främja en kultur av ansvarstagande och personligt ägarskap, där vi säger till våra medarbetare att den här resan är deras och att det är upp till dem att gå den vägen. Och jag tror att det bästa med det är att när man främjar ansvarstagande är det mer troligt att medarbetarna tar ägarskap över sin egen utveckling samtidigt som de bygger upp självförtroendet i processen.

Den andra förändringen i tankesättet som jag anser är riktigt viktig är att ha nyfikenhet och ett upptäckaranda. Det finns massor av information där ute. Om du verkligen har en inneboende nyfikenhet kommer du att kunna styra ditt eget lärande. Och båda dessa saker är mycket nödvändiga om vi vill demokratisera lärandet, vilket är målet med virtuell utbildning.

Sonal, en mycket viktig del av alla program är feedback och utvärdering. Så, vad är några av de saker du gör för att säkerställa att deltagarna får ut så mycket som möjligt av dessa virtuella utbildningsprogram, och ännu viktigare, att de också kan tillämpa det i en yrkesmässig miljö?

När det gäller lärande och återkoppling följer vi i stort sett Kirkpatrick-modellen. Och vi samlar in återkoppling i varje enskilt skede.

Den första återkopplingen vi samlar in sker i reaktionsfasen, där vi genomför enkäter för att ta reda på om kursen var relevant och användbar, och om det verkligen var något som deltagarna kunde gå tillbaka och öva på i verkliga livet.

Det andra steget är att mäta inlärningen, vilket görs genom för- och efterbedömningar.

Den tredje handlar mer om tillämpning för att se om det ledde till någon form av prestationsförbättring eller beteendeförändring baserat på inlärningen. Vi använder många olika metoder, såsom kollegial feedback och 270-graders feedback.

Slutligen har vi till och med försökt se hur ROE, det vill säga avkastningen på förväntningarna, återspeglas i affärsmätvärdena. Under hela denna process är feedback mycket viktigt. Särskilt om man arbetar med virtuellt kuraterat innehåll sker feedbacken i realtid.