Förenklad hantering av materialdata för arbetsintensiva branscher

Den allmänna uppfattningen om materialhantering, särskilt reservdelslagret, strider mot vad man intuitivt skulle tro. De flesta höjdare inom branschen anser att det ökar driftskostnaderna snarare än att hålla dem under kontroll, efter att ha sett flera exempel som tyder på just detta. Ta till exempel ett stort byggmaterialföretag som förlorade 24 timmars produktionstid på grund av en defekt flamdetektor. Företaget åsamkades förluster på en kvarts miljon dollar, varav en stor del hade kunnat undvikas om företaget hade varit förberett på att byta ut den defekta komponenten.

När man betraktar större företag med verksamhet i flera geografiska områden kan utbyte av reservdelar bli ett ännu större problem. En rapport tyder på att felaktig materialhantering kan kosta olje- och gasföretag 1 miljard dollar i förluster årligen. Istället för korrigerande åtgärder som är tids- och kostnadskrävande kommer en förebyggande strategi att minimera driftstörningar, främja effektivitet och minska lagerhållningskostnaderna med miljoner.

En vanlig förebyggande strategi är att lagra reservdelar i lager nära eller inom anläggningen på en säker plats. Även om detta minskar driftstopp genom att förkorta ledtiden, leder det till överskottsmaterial och högre investeringskostnader (CAPEX). Å andra sidan kan ett robust materialhanteringssystem (MMS) säkerställa tillgången på reservdelar för både land- och offshoreprojekt utan att driva upp driftskostnaderna.

I de flesta verktyg för materialhantering katalogiseras och dokumenteras delar i ERP-system (Enterprise Resource Planning). På grund av systembegränsningar optimeras dock materialet endast enligt en viss standard, vilket ger upphov till inkonsekvenser i reservdelsuppgifterna. Dessa verktyg kan inte heller registrera de exakta specifikationerna för delarna, såsom tillverkare, ursprung, materialsammansättning, formfaktor och funktioner, vilket i sin tur lämnar utrymme för tvetydiga poster.

Dessutom använder företag vars verksamhet sträcker sig över flera kontinenter i allmänhet separata ERP-baserade reservdelslagersystem för varje plats, vilket ökar risken för dataduplicering på grund av deras isolerade existens. Detta resulterar i felaktiga eller ofullständiga materialförteckningar (BOM) och felaktiga materiallagerräkningar, vilket i sin tur skapar problem med beställningar. Bristen på dataintegritet påverkar även leveranser och orsakar förseningar i inköpen.

I motsats till vad många tror är det möjligt att uppnå 100-procentig noggrannhet i materialhanteringen, undvika risker och säkerställa minimala driftstopp. Men för att uppnå detta måste företagen se bortom de vanliga lösningarna.

Det första steget är att etablera ett integrerat system som kan standardisera all materialdata på ett heltäckande sätt. Företagen behöver också ha ett register över reservdelars utbytbarhet (SPIR), där all integrerad data är harmoniserad över olika geografiska områden. Detta gör det möjligt för anläggningsoperatörer att identifiera rätt del och dess ursprungliga leverantör vid inköp.

Nästa steg är att implementera en programvara som underlättar hanteringen och underhållet av materialdata. Ett idealiskt system för materialdatahantering (MDM) kan helt omvälva leveranskedjan genom att optimera samverkan med leverantörer och öka utrustningens drifttid. Systemet måste kunna anpassas för alla branscher och ha följande nyckelfunktioner:

• Sökfunktioner för materialstamdata efter passform, form och funktion
• Kodifiering av material
• Underhåll och hantering av katalogmallar (lägg till/ändra/ta bort)
• Tillgång till detaljerad nödvändig information om reservdelars utbytbarhet och stycklistor
• Anpassningsbara rapporter
• Stöd för arbetsflöden vid kodning och katalogisering för granskning/godkännande
• Funktioner för att generera lastlistor för uppladdning av ERP-data
• E-postmeddelanden
• Dynamisk datarapportering

Avancerade lösningar som denna kan endast utvecklas utifrån djupgående branschkunskap och många års försök och misstag. Genom dessa steg har L&T Technology Services (LTTS) utvecklat en standardneutral lösning som nu är tillgänglig för användare inom branschen. Några av dess viktigaste funktioner är:

• Kodningsteknik som helt eliminerar risken för dubbelinmatning av data
• Kodade artiklar enligt exakta specifikationer
• Markerade förgängliga artiklar för att undvika förluster
• Ett verktyg för att lösa alla problem relaterade till materialhantering
• Obligatoriskt valideringssteg före kodgenerering, vilket gör processen mer tillförlitlig
• Enkelt att uppdatera och inbyggda standarder för nödvändig kodning
• Olika åtkomstnivåer för olika användare, beroende på deras behov
• Hög grad av anpassningsbarhet

Intressant nog används denna unika lösning redan internt för att optimera resursutnyttjandet och öka skalbarheten hos LTTS. Den kan potentiellt minska materiallagren med 10 procent, vilket motsvarar miljontals dollar i direkta kostnadsbesparingar. Arbetsintensiva företag kan på liknande sätt ha stor nytta av att använda omfattande MDM-lösningar för att effektivt optimera sin verksamhet, spara pengar, minska driftstopp och förbättra produktiviteten avsevärt.